Skip to main content

Тренинг "Тайм-менеджмент и создание системы личной и управленческой эффективности"

12-13 мая, Киев

 

  

Встречи и собрания. Как их сделать максимально эффективными? Часть 2.

Встречи и собрания. Как их сделать максимально эффективными? Часть 2.

Теги: план, расписание, собрание, совещание, встречи, митинги

Темы: Карьера, Навыки

Следующим важным компонентом удачного собрания является четкая постановка целей и ознакомление участников с расписанием.

Итак, Ваша цель – создать структуру собрания.

Дэвид Ален, известный эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности, советует начинать каждое собрание с «установки на успех», то есть должен быть сформулирован и оглашен наилучший результат, который можно достичь на данном собрании. Именно установка на хороший результат может вдохновить участников и, таким образом, сделать собрание наиболее продуктивным. И ко всему это делает упор на цель собрания, что и является важным его компонентом.

Перед началом собрания убедитесь в том, что его цели для Вас ясны. Для этого необходимо написать план, который не только структурирует встречу, но и поможет понять, так ли необходимо проводить собрание (помните, мы раньше говорили о том, что, если Вы хотите проинформировать сотрудников о чем-то, то для этого нет необходимости проводить собрание, можно это сделать с помощью электронных писем). Необходимо тезисно записать то, что следует обсудить или решить, а также нужно определить, кто будет ответственный за каждый пункт обсуждения.
 
Следующий шаг – рассылка электронной почтой созданного Вами плана за день до проведения собрания. Дело в том, что всегда найдутся сотрудники, которые будут несогласны с теми или иными пунктами плана. Лучше обсудить их замечания и предложения до собрания, чтобы не тратить на это время на нем. Также, если Вы посчитаете резонными их замечания, можете скорректировать свой план. Полезный совет: отправляйте план собрания в теле электронного письма, так его прочитают все, потому что вложенные файлы могут просто не открыть. Также нужно подобрать хороший заголовок для плана собрания.
 «Вам необходимо заинтересовать людей», говорит Берт Декер консультант по коммуникации, который работал на Сименс, Чальз Швеб, а также спикер Палаты представителей США Нэнси Пелоси. «Это дает им возможность осознать направление их действий. Ваша задача – направить их на результат, а не только проинформировать».
 
На более длительных собраниях, а также на тех, где участвует много людей, необходимо точно установить временные рамки для обсуждения каждого пункта. Декер рекомендует выбирать для этого нечетные числа, например, 25 минут вместо 30. Это покажет серьезное стремление придерживаться расписания.
 
Для того чтобы вовлечь больше людей в активный процесс обсуждения, необходимо дать каждому определенное задание. Руководители департаментов или ответственные за проект будут вести обсуждения тех пунктов, которые непосредственно относятся к их работе. Также, если собрание планируется на достаточно длительное время, необходимо распланировать рабочее время сотрудников так, чтобы они принимали участия только в той части собрания, которая непосредственно к ним относится, чтобы потом спокойно покинуть его и продолжить свою работу. 
 
Основные составляющие эффективного собрания

Задания для каждого участника

Вовлеченность в обсуждение. Собрания проходят намного эффективнее, если каждый участник вовлечен в обсуждение. Необходимо стремиться к тому, чтобы все были сфокусированы на обсуждении и не отвлекались.

Таймер. Спланируйте собрание так, чтобы оно четко начиналось и заканчивалось в назначенное время.
Секретарь собрания. В его обязанности входит запись сказанного, а также он помогает придерживаться регламента.
Доска для записи. Служит для записи важных идей, которые возникают во время обсуждения. Следует записывать все идеи, независимо от того, насколько хорошими они кажутся на первый взгляд.
Управляйте собранием
Ваша цель: взять руководство в свои руки и управлять собранием так, чтобы оно было направлено на определенный результат.
Результативное собрание может быть только при эффективном его руководстве. Вы должны постоянно придерживаться регламента. Если перед собранием Вы давали сотрудником определенные задания для подготовки, и они их не выполнили, то следует перенести такое собрание. Так как такая встреча не будет результативной. И таким образом Вы еще должны дать четко понять сотрудникам, что выполнение таких заданий обязательно.
Необходимо также четко придерживаться временных рамок и начинать собрание вовремя, даже если кто-то опаздывает.
Хэнк Ламберт, директор по бизнес развитию в Сиско Систем, предупреждает, однако, о том, что нельзя доводить этот подход до крайности. Особенно если это относится к сотрудникам, которые выше Вас по рангу, так как чаще всего Ваша цель заключается в том, чтобы убедить их в чем-то.
Кроме того, что важно соблюдать время, отведенное на обсуждение вопроса, также важны и сами пункты плана, не стоит отклоняться от обсуждения запланированного. Но если вопросы, которые заранее не были запланированы, кажутся Вам очень актуальными в рамках данного собрания, то Вы можете предложить участникам обсудить их, перенеся рассмотрения какого-то другого пункта плана на следующий раз.
Реальный пример эффективности проведения собраний

Собрания как таковые, а также их формат, могут определить культуру бизнеса. С 1924 года, компания UPS ввела практику ежедневных коротких собраний перед началом работы. Эти трехминутные собрания начинаются во всех центрах компании, которых насчитывается 1700 в мире. На них обсуждаются такие, на первый взгляд, просты вещи, как погода, подготовка к дням рождения сотрудников, а также напоминаются правила безопасности на дорогах. Это очень эффективная практика сплочения коллектива, которая помогает также позитивно настроить сотрудников перед началом рабочего дня.

Продуктивное собрание – это важный компонент продуктивной работы компании в целом.
Ваша оценка: Нет Рейтинг: 3.3 (4 голоса)
Скачать PDF-версию

Добавить статью в:

Share/Save