Skip to main content

Тренинг "Тайм-менеджмент и создание системы личной и управленческой эффективности"

12-13 мая, Киев

 

  

Встречи и собрания. Как их сделать максимально эффективными? Часть 1.

Встречи и собрания. Как их сделать максимально эффективными? Часть 1.

Теги: встречи, митинги, собрания, совещания

Темы: Карьера, Навыки

 Задумывались ли Вы когда-нибудь о том, сколько проводится ненужных собраний, сколько денег на них тратится? Я имею в виду те встречи, на которых используют эти нудные схемы и таблицы, которые можно под конец уже просто возненавидеть. И не важно, какие именно собрания: еженедельные обычные или итоговые, которые проводятся ежемесячно, или же тематические для контроля работы над проектом. Как же хочется, чтоб они были результативнее! Но, для того, чтобы сделать их более интересными, недостаточно сопроводить собрание кофе и бисквитами (либо чем-то другим в этом роде).
Продуктивное, ценное и вдохновляющее собрание должно иметь четкую цель и хорошего руководителя собранием, а также побуждать к диалогу. Попробуем коротко сформулировать план, как сделать собрание максимально продуктивным.

Вам понадобятся:

 

  1. Выделить время, которое Вы должны посвятить планированию встречи (от нескольких минут до нескольких часов).
  2. Хорошее место. Необходимо четко понимать, что кафе – прекрасное место для собрания маленьких групп людей (три-четыре человека). Для большого количества человек нужно выбрать соответствующее помещение.
  3. Расписание собрания. Четко распланировать задания, которые необходимо обговорить и время для каждой части плана. Во время собрания нужно четко придерживаться регламента.
  4. Материалы для наглядной демонстрации. Например, доску для написания, а также важно, чтобы перед глазами был таймер или часы для четкого следования плану собрания.
  5. Планирование руководства собрания. Все должно быть четко и интересно. Если его участникам нудно, это Ваш промах.

Сделайте каждую встречу продуктивной или не проводите собраний вообще.

 

Ваша цель: решите, так ли необходимо собрание и пригласите только нужных для собрания людей. Большинство собраний вообще не стоит проводить, так как они не приносят результата, а только отнимают у менеджеров ценное рабочее время, которое они бы могли использовать более результативно. Поэтому, следуя советам известного профессора по менеджменту Дж. С. О’Рурк, сначала нужно понять, какого рода информация Вас интересует при проведении собрания. Если это односторонняя информация, то можно вполне ограничиться рассылкой электронных сообщений нужным работникам. Если же Вам нужна обратная связь, диалог или принятие какого-то решения, для этого подойдет только формат собрания. Такого рода задачи решаются только при личной встрече.
Как только Вы придете к решению о том, что собрание необходимо, определите, кого стоит на него позвать. Следует позвать тех, кто сможет конструктивно выступить. Если речь идет о каком-то проекте, важно собрать тех, кто непосредственно участвует в нем, также важно собрать людей, которые способны генерировать креативные идеи для решения вопросов. Если Вы хотите пригласить определенных работников, но понимаете, что без них, в принципе, возможно спокойно провести собрание, оповестите их о том, что явка добровольна. Дело в том, что они смогут в таком случае решать для себя, как продуктивнее провести рабочее время, могут посетить собрание, а могут посвятить себя работе, и это будет намного результативнее, нежели если они бы потратили свое время на встречу.
 
Что не стоит делать
Нерезультативно проводить собрания для:

 

  1. Объявления о дополнительной информации по проекту, например, и т.д. То, о чем мы говорили выше, если информация односторонняя, если она не требует обсуждения, а только необходимо проинформировать сотрудников, это можно спокойно сделать с помощью электронной рассылки писем.
  2. Выявления того, кто ленится или уклоняется от выполнения своих обязанностей. Помните, что бранить других перед их же коллегами нерезультативно, это не способствует повышению мотивации их работы, но при этом другие еще и бесцельно проводят время, слушая, как отчитывают коллег. Для решения проблем такого рода необходим разговор тет-а-тет.
  3. Навязывания своей точки зрения. Если есть разногласия в работе над проектом, нужно обсудить с каждым отдельно его мысли и идеи по этому поводу. Если собрать работающих над проектом вместе, вполне возможно, что они легко примут Вашу точку зрения, что далеко не всегда есть тот результат, к которому Вы стремитесь.
  4. Повышение уровня энтузиазма в работе. Если в команде падает мотивация, необходимо налаживать контакт и решать проблемы отдельно с каждым.
В дальнейшем мы поговорим об остальных важных компонентах продуктивного собрания.
Голосов пока нет
Скачать PDF-версию

Добавить статью в:

Share/Save