В своё время Алексей Колесниченко посоветовал мне прочитать о GTD, за что ему и автору метода, Девиду Алену – громадное спасибо. Но я не только прочёл книгу – я ещё и внедрил этот метод у себя.

При использовании GTD используется несколько списков задач: списки по контекстам (“дома”, “в офисе”, и т.п.), списки “сегодня”, “на этой неделе”, “в этом месяце”, и другие (подробнее – см. мою личную систему тэгов для GTD). Вариант “вести списки в блокноте” (и любые другие бумажные варианты) мне не подходят, т.к. должна быть возможность легко перемещать записи в списках, плюс возможность копирования, да и вообще – хотелось электронное. Обдумав и перепробовав несколько вариантов, в конце концов я выбрал Microsoft Outlook. Система его использования несколько раз дорабатывалась, в т.ч. после просмотра видеокаста Глеба Архангельского.

Я расскажу, почему выбрал именно Outlook, и опишу некоторые приёмы, позволяющие не просто использовать эту программу для GTD, но и делать это легко и наглядно.

Итак, сначала – почему для GTD мною был выбран Outlook:

1. Эта программа изначально создана для работы с задачами, календарём, почтой. Не хотелось календарь (встречи) хранить в ней, а задачи – в другой программе. Таким образом, у меня так и оставался один центр планирования – Outlook. Тем более что часть “входящих” (по терминологии GTD) возникает как раз в Outlook’е – это входящие e-mail’ы.
2. Каждой задаче может быть назначено несколько категорий (в понятиях Outlook’а), по сути – тэгов. Для GTD это важно, и программа это поддерживает. Кроме того, к задаче можно задать комментарии, например, к задаче “Встретиться с Ивановым” набросать список вопросов, которые надо обсудить.
3. Outlook отлично синхронизируется с PocketPC, в обе стороны. То есть можно сделать различные изменения и на компьютере, и на КПК, и после синхронизации – и те, и другие “сольются”. Таким образом, мои задачи всегда со мной: в пути (даже там, где нет интернета), или когда вечером уже выключил компьютер и ложишься спать – и вдруг вспомнил что-то.
4. Outlook, в отличие от других программ, даёт возможность отображать одну и ту же информацию несколькими разными способами (т.н. виды – “Views”), легко переключаясь между ними, и что самое главное – эти способы могут быть гибко настроены вами. Никаким SunBird’ам это не под силу, и это один из главных плюсов программы для меня.
5. Outlook – уже почти стандартная программа, и я уверен, что спустя пол-года разработчик вдруг не бросит её поддерживать и развивать. Да и если надо будет данные синхронизировать с другими программами или с мобильником – скорее всего, там будет поддержка Outlook, а не какой-то малоизвестной программы.

НУЖНО УПОРЯДОЧИТЬ ВАШИ ЗАДАЧИ С ПОМОЩЬЮ MS OUTLOOK?
Однако стоит учитывать, что самого по себе Outlook’а – мало, требуется ещё и следовать определённым принципам:

1. Задачи нужно вести. То если записывать их при их появлении, а также периодически просматривать списки.
2. Любая задача должна иметь тэги (категории). У меня чаще всего это тэг контекста места и тэг лимита времени, например: @Computer и [Today].
3. Задача должна иметь дату завершения. Исключение из правила – тэги “под вопросом”, например ?Private, ?Work.
4. Использовать напоминания следует только при острой необходимости. Во-первых, они отвлекают; во-вторых, если напоминания выскакивают каждые 15 минут, то к концу дня вы на них уже не реагируете вовсе; в-третьих, отсутствие напоминаний стимулирует работу со списками – ежедневный и еженедельный пересмотр списков, изменение контекстов времени и т.п.

Список ближайших задач (задачи на сегодня)

В Outlook 2007 есть To-Do Bar (боковушка), в котором отображаются ближайшие встречи и задачи. Так как To-Do Bar может отображаться в программе постоянно (вне зависимости, просматриваю ли я письма, задачи или календарь), то я его использую для “сегодняшних” задач, т.е. для плана на сегодня:

Таким образом, во-первых, в течение дня “я не знаю” о других задачах, не думаю о лишнем – оно отсекается; во-вторых, мне не надо никуда переключаться, чтобы посмотреть этот список – он отображается постоянно; в-третьих, я могу легко сфокусироваться на важном либо на срочном для меня – и то, и другое глаз легко выделяет в общем списке (важное – в верхней группе, срочное – жирным).

Вид этого блока я настроил таким образом: отобразить список задач с тэгом “[Today]”, сгруппировав задачи по важности, отсортировав их по дате завершения, отфильтровав (спрятав) уже выполненные, при этом задачи со статусом “Waiting for someone else” показывать наклонным шрифтом, а задачи с флагом “Private” (это срочные задачи) – жирным шрифтом. И описанные мною условия отображения – это обычные, несложные; можно “навернуть” и посерьёзнее. В этом – главная мощь Outlook’а для меня.

Быстрое создание новой задачи

Для создания задачи нет необходимости переключаться в Outlook, искать в нём что-то в меню. Гораздо удобнее добавить ярлык в меню “Пуск” и назначить ему горячую клавишу, либо настроить вызов команды по нажатию программируемой клавиши на мультимедийной клавиатуре. Вот команда (путь может отличаться):
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE" /c ipm.task

По нажатию клавиши появляется окно, где я ввожу название задачи, устанавливаю даты начала и завершения, изредка – напоминание. Outlook позволяет для наиболее часто используемых категорий задать горячие клавиши от Ctrl-F2 до Ctrl-F12. Для Ctrl-F2..Ctrl-F5 я задал контексты времени [Today], [Week], [Month], [Weekend], для Ctrl-F6..Ctrl-F10 – контексты места @Computer, @Office, @Go, и т.д. То есть в два-три нажатия я добавляю тэги, не роясь по меню, и так же легко могу их удалить.

В итоге, создание задачи – действительно быстрое.

Проекты и задачи

В списке задач я создал несколько дополнительных видов (View), которые весьма похожи по настройкам (сортировка по важности, группировка по категории, расцвечивание текста), но отличаются в основном по тэгам, которые отображает вид:

“Now” – все задачи с контекстами места @Computer, @Office, @Go, @Home, @Slavyansk, @Kiev… и с контекстами действия .Talk, .Buy, и т.п. Это, можно сказать – оперативное планирование.

“Projects” – только задачи с тэгами проектов (=Work, =Home, =Private и т.д.), при этом в списке также отображаются колонки “%Complete” и “Billing information”, чтобы я сразу видел, какая часть проекта уже выполнена, и сколько я за него должен получить (если это рабочий проект).

“Work” – задачи с категориями =Work, ~Work, ?Work. Здесь я вижу как проекты, которые уже в работе, так и проекты, о которых был какой-то разговор с заказчиком. Это позволяет мне планировать свою загрузку по работе.

“Work – Task Timeline” – задачи с тэгами =Work, ~Work, но уже в виде timeline; здесь наглядно видно (при наведении мышью), сколько в любой момент проектов “в работе”, когда должен быть закончены проекты, и можно взять следующие:

Таким образом, один и тот же список моих задач можно рассматривать под разными углами зрения, как будто этих списков – много. Переключение между видами – в один клик (список видов отображается на панели слева от списка задач). Ну и конечно же, можно создавать такие виды самому, настраивая их очень гибко.

Возвращаясь к PocketPC… Pocket Outlook, конечно же, не обладает всей этой мощью. Но тем не менее, он тоже сделан неплохо. Например, приехав к родителям в Славянск, я включаю в списке задач на КПК фильтр по категориям, выбираю одну категорию @Slavyansk (можно и несколько категорий) – и вижу список дел, которые мне нужно сделать (например, обсудить какой-то важный вопрос с родителями).

Так что Outlook 2007 – это мощный инструмент, и я не жалею, что я его выбрал.

Справка. Что такое GTD?

Getting Things Done (сокращённо — GTD, по русски "как привести дела в порядок" или "как доводить дела до конца") — метод тайм менеджмента, созданный Девидом Алленом и описанный в одноимённой книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.