«Я не успеваю» - это симптом проблемы. А по симптомам не всегда можно правильно выделить причину. Хороший врач, если болит голова, не делает укол в голову. Обычно, в другое место :)

Как правило, нехватка времени проистекает от одной или нескольких базовых причин. Поняв, какая из них вам мешает, вы сможете добавить себе время в рабочий день, не меняя кардинально свою жизнь, как часто случается с теми, кто начитается книжек.

Причины нехватки времени, возможно, такие:

1.Неразвитое чувство времени. Самое частое проявление - постоянные опоздания на 5-10-15 минут

2.Неточная постановка управленческих целей перед собой и подчиненными. «Вася, займись этим вопросом и доложишь мне о результатах». Потери времени происходят за счет регулярных обращений Васи за уточнениями и дополнительными вводными, так как масштаб, контекст и контрольные точки задачи ему зачастую не ясны.

3.Расстановка приоритетов между делами, находящимися в работе. Технических способов распределения достаточно, но они не отражают главного: расстановка приоритетов и выполнение их требуют управленческой смелости и последовательности в том решении, которое вы выбрали.

4.Собственно, планирование актива «рабочее время». Перекликается с п.1 и тогда руководитель «выпадает» за рамки своего временного бюджета, и с п.3, когда неточный выбор приоритетов делает большинство дел «очень важными», а значит, дает им все шансы быть одновременно незаконченными.

5.Неумение делегировать задачи. У каждого топа наступает такой момент, когда его личных физических сил (времени, энергии, внимания) становится недостаточно для поддержания системы, которой он управляет в состоянии развития. И топ либо учится делегировать задачи (передавать фронт работ, не контролерствуя по мелочи), либо растекается «тонким слоем» по поверхности, пытаясь все охватить. А слой все тоньше и тоньше... И потом ситуация схлопывается, а топ ложится в больницу с заслуженным инфарктом или язвой желудка, нервным истощением или депрессией. Такой вот тайм-менеджмент. 

6.Особняком стоят тактические инструменты оптимизации деятельности (грамотное проведение планерок, удобный планировщик, организация рабочего пространства) – они, как правило, и являются теми «фишками», которые передаются в книжках и на семинарах и полезны тем, кто привел в порядок свое отношение к времени.

Решив заняться тайм-менеджментом, определите для себя какая из шести причин мешает вам успевать выполнять задачи вовремя. И начинайте именно с нее.