Entourage ... for the rest of us

Когда речь заходит о таком понятии как тайм менеджмент, о наведении порядка в делах, о целях, целеполагании, планировании и т.п. чаще всего, в качестве компьютерной платформы упоминают Windows и MS Outlook, как часть MS Office. 

А мак-юзеры, привыкшие к Apple mac, к среде Mac OS X, остаются как бы за бортом. 

Понятное дело, в русскоговорящем пространстве доля Mac не дотягивает до 10%, однако дела, которыми занимаются сторонники платформы от Apple, наверное, ничуть не менее значимы, чем у сторонников PC. 

И пример, пожалуй самого известного мак-юзера России -- Президента Дмитрия Медведева -- тому является красноречивым подтверждением. 

Отличное решение для организации дел для сторонников Mac создала сама  Microsoft и название этому решению MS Entourage. Это некий аналог MS Outlook для Windows, но, как говорят сами разроботчики из Macintosh Business Unit (подразделение Microsoft, создающие программы для Mac OS): “решение от Microsoft пропитанное духом компьютеров Apple Mac”. 

Entourage и iCal - кто круче? 

Конечно же, сейчас самые бескомпромиссные сторонники платформы Apple Mac не согласятся со мной, мол у Apple есть свое неплохое решение - iCal. 

Отчасти они правы. Однако, хотел бы сразу же обозначить, в чем принципиальная разница MS Entourage от Microsoft и iCal от Apple. 

Entourage позволяет присваивать задачам, событиям, контактам, заметкам категории, причем несколько. iCal - нет. 

Это маленькое, на первый взгляд, различие между двумя программами, в корне меняет идеологию использования этих решений. 

iCal удобен для управления календарями. Он красив, интуитивно понятен, “вылизан”, не глючит ... и все такое. Он такой, каким должна быть хорошая программа от Apple. 

Но он не умеет управлять задачами. И это делает его неприемлемым в использвании для тех, для кого важны не только встречи (календарь), но и задачи. 

Entourage более тяжеловесен, медлителен, делает архивы писем более 1ГБ и потом долго с этими архивами “общается”, периодически вылетает... словом, типичное приложение от Microsoft. Но Entourage умеет категоризировать задачи. 

Наверное, имело бы смысл написать отдельный материал, сравнивая iCal + Mail +  Address Book от Apple и Entourage. Но не сейчас. Сейчас давайте поговорим об Entourage, как о решении для тех, для кого тайм менеджмент или управление временем, или, если хотите, личная эффективность играет в жизни важное значение. Чуть более важное, чем у “обычных людей”. 

Итак, Entourage позволяет управлять событиями, контактами, делами (или задачами), электронной почтой, заметками и проектами. 

Жесткое планирование и мягкое планирование: в чем разница? 

Чтобы понять всю прелесть использования Entourage, давайте сначала определимся с терминологией. 

Чем “дело” или “задача” отличается от встречи? И почему это так важно? 

“Дело” - некая работа, которую вы собираетесь выполнить сегодня, завтра, на неделе или просто “однажды”, но вы не знаете, или не хотите определять четких временных рамок для выполнения этой работы. 

“Событие” - то же дело, но которое четко определено по времени. Например, та же встреча. 

Если я хочу написать эту заметку сегодня на протяжении дня, но точно не знаю, когда - это дело. Если же я хочу писать ее период с 13:00 до 14:00 и ни секундой позже, это уже встреча. 

Планирование “дел” мы будем называть “мягким планированием”. 

Планирование “встреч” мы будем называть жестким планированием. 

Почему важно различать жесткие “встречи” и “мягкие” дела? 

Например, вы планируете свой рабочий день. 

С 9:00 до 10:00 надо закончить маркетинговую стратегию. Именно в это время голова “варит” лучше всего. Событие. 

С 12:00 до 13:00 совещание у шефа. Событие. 

С 13:15 до 14:15 обед. Событие. 

А еще: 

Посмотреть рекламные макеты и прокомментировать. Когда? Сегодня! Задача. 

Подготовить презентацию для заказчика. Тоже сегодня. Задача. 

Написать отчет о продажах за месяц. Когда? До конца недели. Задача. 

Нам нет необходимости определять четкие временные рамки для “задач”. Все равно в конце концов жизнь внесет свои коррективы. Но нам нужно, чтобы задачи, которые надо сделать сегодня, были под рукой сегодня, а задачи, которые нужно сделать до конца недели были под рукой сегодня, завтра и ... до конца недели. 

Все это позволяет легко делать MS Entourage. 

Entourage одинаково хорошо работаем как с событиями (Events), так и с задачами (Tasks) с помощью большого аппарата гибких настроек, в том числе настроек категорий. 

Что такое категории и как их использовать? 

Например вы web-дизайнер и работаете над дизайном одновременно пяти сайтов. Вы создаете отдельную категорию для каждого из них (Сайт 1, Сайт 2 ... и т.п.) и присваиваете категории всем делам и событиями, которые относятся к данному виду работ. 

Если вы маркетолог, вы можете создать категории для разнообразных видов своей активности: исследования, промо, стратегия, рекламные агентства и т.п. 

Зачем это нужно? Например для того, чтобы по щелчку мышки “вынимать” из Entourage дела и/или встречи, относящиеся к той или иной области вашей деятельности или жизни. 

Saved search в Entourage как идеология Mac OS Spotlight

Entourage позаимствовал у разработчкиков Mac OS идеологию Spotlight и smart folders или “умных папок”, которые хранят результаты поиска. Так же как и Spotlight  Entourage предлагает делать поиски из всего разнообразия информации, например во событиях (Events) и сохранять их виде иформационных срезов. 

Повторюсь, что одним из самых важных “определителей” иформации являются “категории”. 

Например, вы хотите получить список всех событий, касающихся категории “Маркетинговое планирование”? Пожалуйста. 

Все события, касающиеся той же категории, которые намечены на ближайшие 7 дней? Пожалуйста. 

Все события, в этой же категории, которые повторяются еженедельно? Без проблем. 

Ежемесячно? Один щелчок. 

Все события, в рамках этой же активности, которые будут занимать целый день, и на которые приглашен руководитель соседнего отдела Петр Емельянов? Вообще без вопросов. 

Удобно, не правда ли? 

Эту же идеологию можно применять к задачам, заметкам, контактам и электронным письмам. 

Именно эти возможности категоризации и отбора и позволяют нам, с помощью MS Entourage, постоянно держать все важное под рукой. 

Если что-то забыли или просто лень держать в голове - ставим напоминалку и Entourage напомнит. Если хотим поручить выполнение другому и проконтролировать - тоже легко. 

Одним словом, система довольно универсальна и достаточно проста в настройке и работе. 

А теперь немного практики. Для начала создадим те категории, с которыми нам предстоит работать ...

В следующем материале серии “Тайм менеджмент на MS Entourage” поговорим о ведении календаря в программе MS Entourage. 

Больше на этом сайте: 

Книги на темы "Тайм менеджмент", "Управление временем", "Личная эффективность" >>

Семинары и тренинги на темы "Тайм менеджмент", "Управление временем", "Личная эффективность" >>