Куда девается время и чем его удержать?

Время, как единственный наш невосстанавливаемый ресурс, требует к себе аккуратного и грамотного подхода, а проще говоря - организации и важность этого занятия трудно переоценить. Если вы не читали Архангельского, то настоятельно рекомендую это сделать. У него даже есть отдельная книга по настройке Outlook, где Windows-пользователи найдут для себя море интересной информации.

У Outlook есть два основных достоинства. Во-первых, почта и планировщик представляют собой одну программу, а значит они тесно интегрированы друг в друга. Во-вторых, эта программа крайне гибкая в настройках и позволяет все организовать по своему вкусу. Но и недостатки у нее очевидны: медлительность, перегруженность, сложность в настройке и в 99% избыточная функциональность.

Я очень активно пользовался некоторыми советами Архангельского, работая под Windows, но после перехода на Mac столкнулся с своеобразным голодом планирования, так как не знал путей его организации. Вот тут нужно вспомнить Microsoft Entourage - mac-аналог Outlook, входящий в MS Office 2008 for Mac. Тут мы видим почти ту же функциональность, запакованную в видоизмененную оболочку. Если вы великий гуру планирования, то Entourage, безусловно, вам подойдет, но большинству людей его возможности будут лишними. При этом он очень медленный, да и платный. Кроме того, я считаю, что самым тупиковым путем будет поиск полных аналогов Windows-приложений для Mac OS. Mac, это другая экосистема, где Win-идеология является инородной. Короче говоря, я рекомендую поставить крест на Entourage, и заняться изучением Mail и iCal, блоаго, это не долго.

Mail и iCal

Поначалу, стандартные возможности Mail и iCal показались мне очень скудными. Впрочем, так оно и есть - тут присутствуют достаточно простые возможности планирования, но как оказалось и их вполне достаточно для организации продуктивной работы. Преимущества простые - быстрота и простота в работе. Нужно отметить, что Mail и iCal хоть и представляют два разных приложения, при этом свободно могут обмениваться информацией друг с другом.

Нужно отметить, что сейчас речь пойдет о базовой функциональности этих стандартных приложений, то есть о том, что вы получаете бесплатно при использовании Mac OS. Уверен, что многим и этого будет достаточно. Дополнительные плагины, расширяющие и дополняющие возможности этих приложений (в большинстве случаев платные), мы рассмотрим в следующих материалах.

Настройка Mail.app

Начнем с настройки Mail.app - стандартного почтового клиента Mac OS. Возникает резонный вопрос, при чем здесь почтовая программа и как она может помочь в планировании времени? Дело в том, что почта, один из главных источников задач и событий, который мы и будет добавлять в планировщик iCal.

Интерфейс приложения похож на другие почтовые программы, начинающему ничего не помешает самостоятельно в нем разобраться и создать почтовую учетную запись. Если она у вас уже есть, то просто переходим в настройки, нажав Mail->Настройки (либоCommand+,), где мы поправим некоторые настройки и организуем работу со спамом.

Вкладка Основное содержит ключевые настройки клиента. Тут вы можете поменять частоту проверки корреспонденции, звук уведомления и др. Если дорожите своим временем, то установите Проверять почту: вручную, и проверяйте ее всего два раза в день.

Во второй Учетные записи можно поменять период, после которого будет очищаться корзина и папка со спамом.

Теперь переходим во вкладку Спам, где отмечаем пункты Включить фильтр спама иПереместить в ящик Спам. По умолчанию весь спам падает в общую папку Входящие, теперь же мы сделали для него отдельную папку.

На этом с системными настройками заканчиваем и переходим к основному меню программы.

На данный момент мы имеет один почтовый ящик, который обрабатывает письма и сортирует мусорные сообщения в отдельную папку.

Следующая наша задача - отделить мух от котлет, то есть сделать так, чтобы сообщения определенной тематики (либо по определенным параметрам) можно было легко и быстро найти. Предположим, вам каждый день приходят комментарии из Живого Журнала, форумов, засыпает письмами руководство, атакуют Одноклассники... Согласитесь, когда это все лежит в одном месте, то просмотр и обработка такой корреспонденции становиться мучительным. Было бы отлично как-то разграничить письма разной тематики. Для этого служат так называемые Смарт-ящики - специальные папки, нажав на которые вы можете просмотреть почту из основного хранилищаВходящие по какому-то заданному правилу.

Нажав на Ящик->Новый смарт-ящик, вы получите доступ к организации такого хранилища.

Давайте создадим Смарт-ящик, который будет хранить все не прочитанные сообщения. Для этого назовем его соответствующим образом, и укажем нужно условие - Сообщение не прочитано (так как на скриншоте). Нажимаем ОК, и наш ящик готов.

Давайте теперь создадим еще несколько ящиков, которые будут отображать письма с вложениями, помеченные флажками (помеченные мною на контроль) и ответы с ЖЖ.

Теперь главное окно программы выглядит вот так:

Единственный недостаток всей системы в том, что смарт-ящик представляет собой простой скрипт, то есть выборку из общей пачки писем. Он не хранит в себе корреспонденцию. Это означает, что почта, отображаемая в смарт-ящике, по-прежнему доступна и во вкладке Входящие, что порой бывает не удобно.

Теперь пришло время разобраться с фильтрами (Mail->Настройки->Фильтры). Они позволяют проделывать с письмами много интересных вещей. Например, внутреннюю корреспонденцию в вашей компании (переписку с коллегами), можно подсветить определенным цветом, скажем зеленым. Почту от босса подсвечивать красным, письма с вложением - лиловым, и тп.

Настройки iCal.app

iCal.app - еще одно родное приложение для Mac OS, которое помогает планировать дела на день, неделю, месяц, год, а также управлять задачами. Настройки приложения не богаты, по сути, все, что можно сделать - установить время, когда будут исчезать из списка завершенные дела.

Уверен, что о том как планировать рабочий день, знает каждый. Просто выбираем нужный промежуток времени, называем его как надо, устанавливаем напоминание и т.п. Но тут мы сталкиваемся с аналогичной проблемой - личные, рабочие и множество других дел сваливаются в одну кучу. Для этого можно использовать Календари.

Нажимаем на жирный плюс снизу программы и добавляем очередной календарь, выбрав в его свойствах нужный цвет. Я добавил себе такие календари: Личный, Блог, Работа, Внештатники, На контроль, Идеи. выбрав для этого понравившиеся мне цвета. Выглядит это вот так:

Теперь перейдем к задачам. Для их отображения нажмите кнопку в левом нижнем углу. Как и события, задачи напрямую связанны с календарями (цветом), то есть при добавлении задачи надо определить, к какой категории будет относиться наша задача. Справа от названия созданной задачи можно выбрать ее приоритет.

Как добавить дело или событие из Mail в iCal

Для этого открываем нужно письмо (в ящике есть только спам, так что выбрал одно письмо с забавным текстом), выделяем ключевую фразу и нажимаем кнопку-птичку с подписьюЗадача в правом верхнем углу. Сразу над текстом письма появится ваша задача. Нажав на красную стрелку слева от названия можно, выбрать Календарь, для которого она предназначена.

Теперь переходим в iCal и убеждаемся, что наша задача отображается в этой программе. Если на нее нажать, то вы увидите ссылку на родительское письмо, из которого она была создана. Чтобы добавить нашу задачу в ежедневник, просто перетягиваем ее в планировщик.

Вот собственно и все, нами была создана простая система взаимодействия двух приложений, которая поможет привести мысли и дела в порядок.

Еще раз повторюсь - система простая, но для многих ее будет вполне достаточно. О более продвинутых программах (системе GTD), расширяющих и дополняющих возможности Mail и iCal, мы расскажем на этой неделе.