Skip to main content

Тренинг "Тайм-менеджмент и создание системы личной и управленческой эффективности"

12-13 мая, Киев

 

  

Тайм-менеджмент на MS Entourage. Часть третья. Задачи

Тайм-менеджмент на MS Entourage. Часть третья. Задачи

Теги: entourage, дела, задачи, календарь, категории, события, mac os, тайм менеджмент

Темы: Тайм-менеджмент, iPhone / iPad / Mac

Продолжение материала “Тайм менеджмент на MS Entourage”

Прежде, чем перейти, к пожалуй, самой интересной части работы с MS Entourage, давайте еще раз вернемся к базовым определениям нашей темы “тайм менеджмент”. 
Речь идет о жестком и мягком планировании. 
Мы помним, что все дела и события, которые имеют очерченные временные рамки Entourage назыает событиями (Events), а мы относим к “жесткому планированию” и заносим в календарь. 
Если же мы точно не знаем, когда собираемся делать ту или иную работу, мы называем такие работы задачами (Tasks). 
Для Задач MS Entourage имеет отдельный функционал. 
Чтобы легче ориентироваться в Задачах, давайте создадим несколько категорий, которые впредь будем называть “хронометражными”. 
Как создавать категиории опасано в предыдущем материале. 
Первую категорию назовем “1 день” (единица день), вторую назовем “2 неделя” (двойка неделя). 
Как вы уже догадались, этими категориями мы будем отмечать задачи, которые мы собираемся выполнить на протяжении дня или недели. Почему мы использовали цифры 1 и 2 в названии категорий? Очень просто - для того, чтбы Entourage поствил их сверху всех списков. 
Теперь у нас создано 6 категорий (включая те, которые мы создавали в прошлый раз для Календаря), а именно: 
Проектные: 
“Личное”, 
“Маркетинг”, 
“Тайм менеджмент”.
Хронометражные: 
“1 день”
“2 неделя”
Служебная:
Junk 
Как и в прошлый раз, прежде чем начинать планировать рабочий (а почему не выходной?) день, сначала настроим т.н. “Пользовательские представления” или фильтры, через которые мы будем смотреть на все наши задачи. 
Кстати, одно из важнейших правил тайм менеджмента звучит следующим образом: “Всегда начинай планировать с личного. Только потом планируй служебное”. Попробуйте. Не пожалеете. 
В Entourage есть преднастроенные фильтры. 
Давайте посмотрим сначала на них и решим, нужны ли они нам для дальнейшей работы: 
Для этого щелкнем на кнопке “Задачи”. 
Мы увидим слева колонку со всеми фильтрами: 
Changed in the past 7 days - Задачи, в которые вносились изменения за последние 7 дней
Completed - Завершенные задачи
Due today - Выполнить сегодня
Family category - Семейная категория
Hight priority - Высокий приоритет
Incomplete - Невыполненные
Overdue - Просроченные
Personal Category - Личная категория
Work category - Рабочая категория
ms entourage task view 
Нам понадобятся только Due today, Hight priority, Overdue. Остальные удалим. Удаляем нажимая на правую кнопку мыши и выбирая “Удалить”. 
Теперь создадим те фильтры, которые понадобятся нам для дальнейшей работы. 
Прежде всего, создадим фильтр для всех задач, которые нужно выполнить в течение дня. 
Для этого щелкнем правой мышкой на строке Task views и выберем New saved search. 
Item Contains меняем на Category, None меняем на “1 день”
Щелкаем на + и Item Contains меняем на Is incomplete (не завершено). 
Проверяем чтобы верний выбор был следующим:  Match if all criteria are meet (при условии соблюдении всех критериев). 
Щелкаем по кнопке Save в правом верхнем углу экрана, Называем фильтр “1 День”. 
Таким образом мы создали простейший фильтр, который будет для нас отбирать все задачи, которые мы запланировали на сегодня и которые (в это же время) незавершены. 
ms entourage filterБлагодаря единице в начале названия, Entourage поставил этот фильтр первым. Отлично!
Точно так же сделаем фильтр “2 Неделя”, куда включим все Задачи недели. 
Готово? Едем дальше! 
Теперь посмотрим, что у нас творится в панели быстрого вызова. Там умолчанию прописаны некоторые функции, которые нам не нужны. 
Удалим To Do List и Sent directly to me. 
Для того, чтобы удалить их, просто перетащим их из панели быстрого вызова и “бросим”  в любом месте нашего экрана. Они исчезнут. 
Вместо этого в панель “затянем” мышкой наши “свежие” 2 фильтра. Точно так же возьмем фильтр мышкой и “затянем” на панель. Он там и останется. Получилось следующее: 
ms enourage panel 
ms entourage panel 2
Прежде чем создавать задачу, вспомним, зачем они собственно нужны. Задачи - все работы, по отношению к которым мы не планируем жесткого времени выполнения. Для них временные рамки размыты: “в течение дня”, “в течение недели”, “в этом месяце”, “как нибудь”. 
Мы будем выполнять наши задачи (после того, как запланируем их) по определенной системе, а именно: в пик нашей физической и умственной активности (см. материал про биоритмы) мы будем выполнять те из задач, которые наиболее важные и требуют самого серьезного напряжения умственных сил. Потом менее важные и т.п. 
Давайте создадим парочку задач. 
Для этого щелкнем на кнопке New (Task) в верхней панели. 
Открывается окно создания Задачи. 
Что нас интересует в описании задачи? 
Прежде всего ее название. 
Например, такое: “Подготовить отчет о маркетинговой активности за месяц”. 
Теперь присвоим категории. Мы уже знаем, как это делать, присвоим сразу 2 из них -- проектную и хрометражную. В нашем случае:  Маркетинг и 1 День. 
Далее - степень важности. Скажем, это самая важная задача дня. Присвоим ей приоритет самой высокой важности Priority - Highest. 
У нас в окне есть еще много всяких настроек задач. 
Однако для задач, которые мы планируем на сегодня, они не важны, поэтому пропустим их. 
Нас интересуют только 2 определителя - “Категория” и “Важность”. 
Вот что у нас получилось. Сохраним, закроем. 
Теперь щелкнем на нашем первом фильтре - 1 День. У нас на сегодняшний день появилась Задача. Ура!
ms entourage task 1
Когда нибудь задач в каждом фильтре будет много, донастроим таблицу представления задач в фильтре. 
Фильтр представлен в виде таблицы. Колонки можно двигать и менять местами. Выставим их следующим образом. 
После Task поставим Categories, потом Due date. У нас перед глазами важнейшая информация - что за задача, в каких она областях деятельности, когда надо ее завершить. 
Терерь вернемся в Календарь. Зайдем в верхнее меню Calendar и выберем To do list. Entourage поствил панель Задач справа от нашего календаря. Сверху есть панель выбора - фактически фильтр - как мы хотим видеть наши Задачи рядом с Календарем. 
Если сделаем выбор Category is 1 день  - то рядом с Календарем мы увидим нашу задачу “Подготовить отчет... “. Удобно, не правда ли? 
ms entourage calendar and task
Мы можем одновременно видеть список событий на День и список Задач на этот же день. Бинго! Можно работать с комфортом! 
Домашнее задание по тайм менеджменту и работе с MS Entourage :-) 
Перепишите все задачи, которые у вас есть. Сгруппируйте их. Придумайте проектные категории (рекомендую не более 12). Присвойте задачам проектные категории и хронометражные категории (если необходимо). Создайте фильтры. 
Ваша оценка: Нет Рейтинг: 5 (1 голос)
Скачать PDF-версию

Добавить статью в:

Share/Save