Skip to main content

Тренинг "Тайм-менеджмент и создание системы личной и управленческой эффективности"

12-13 мая, Киев

 

  

Тайм-менеджмент на Mac. Things для Mac и iPhone

Тайм-менеджмент на Mac. Things для Mac и iPhone

Теги: Getting Things Done, GTD, igtd, iphone, mac os, things, Девид Аллен, тайм-менеджмент

Темы: Тайм-менеджмент, iPhone / iPad / Mac

Читатели сайта, наверное, знают, для в своей системе управления временем я использую программу MS Entourage for Mac. Более-менее полный обзор этой системы выложен в нашем разделе TM for Mac. Обзор построен на собственном опыте использования данного ПО. 
Но многим Entourage не нравится, они считают слишком тяжеловесным и слишком "майкрософтовским". Отчасти это правда. Он долго грузится, а его база данных легко переваливает за 1ГБ. 
Есть ли альтернатива? Да, и много. Один из наиболее популярных плановиков для Mac OS -- Things. Программа построена в идеологии Девида Аллена и его книги "Как привести дела в порядок" (Getting things done) или GTD. Если вы работаете на маке и вам подходит иделогия GTD -- программа Things для вас. Тем более, что существует ее элегантный клиент для iPhone. Ваши дела всегда под рукой. 
Наверное, каждый когда-нибудь приходит к мысли, что неплохо бы стать чуточку организованней и успевать делать как можно большее количество дел за день. К этой мысли пришел и я, когда понял, что очень большое количество своего времени я трачу впустую. Я перепробовал большое количество программ для ведения To-Do, органайзеров и Getting-Things-Done-систем. Пытался вести список важных дел за день в молескине. Но каждый раз я наталкивался на сложность в освоении, и, следовательно, в использовании в ежедневной работе. Это происходило раз за разом до того момента, пока мне на глаза не попалась замечательная программа под названием Things.
Тут-то я и почувствовал, чего мне не хватало все это время. По большому счету, Things позволяет легко вести список всех необходимых дел, как и многие другие программы. Но что действительно отличает Things от всех подобных программ — это элегантность и простота использования. Именно элегантность и простота. Чтобы начать продуктивно работать, вам не надо смотреть бесчисленные скринкасты или читать руководство. Никаких вам бесчисленных настроек колонок и фильтров. Главное (и единственное) окно программы выполнено в стиле Mail и iTunes: список проектов и областей слева и рабочее пространство справа.
Рабочее окно
Как мы видим, слева у нас находятся «Inbox», куда складываются все задачи, с которыми вы пока не знаете, как поступить. Если вы решили, что задачу нужно решить именно сегодня, то она отправляется в секцию «Today» («Сегодня»). Если задача не так срочна, то место ей в секции «Next» («На очереди»). Остаются еще две секции: «Someday» («Когда-нибудь») и «Scheduled» («Запланированные»). Особенно я люблю секцию «Someday», куда я вношу то, что не очень важно в ближайшее время, но все равно хотелось бы выполнить. Например, туда можно занести «Выучить испанский» или «Купить рубашку», вы понимаете о чем я. В «Scheduled» заносятся дела, которые нужно выполнить до определенного времени.
Помимо перечисленных четырех секций ваши дела и задачи можно определить в «Projects» («Проекты») или «Areas» («Области»). На скриншоте видно, что у меня в «Проектах» имеется «Haywired», куда попадают все задачи, относящиеся к блогу, а в «Областях» у меня стоит «Design/Illustration» и «Freelance», куда я заношу все дела, относящиеся к этой сфере моей работы. В Things вам не нужно вводить никаких навязываемых вам мета-данных, таких как «Efforts» («Сложность»), «Priority» («Важность) и другие, как это принято во многих GTD-системах. Вместо этого в Things есть развитая древовидная система тегов. Используйте столько мета-данных, сколько вам нужно, или вообще не используйте. Все использованные теги отображаются сверху. Если выбрать один или несколько тегов, то ваши дела мгновенно отфильтруются по выбранным тегам. Лично я использую временные контексты («5 min», «15 min», …), важность («low», «medium», «high») и некоторые другие.
Теги
Еще одно приятное дополнение — окошко ввода, вызываемое по глобальное горячей клавише, нажав которую можно быстро внести новую задачу. В окошко также можно перетащить ссылку или текст из Safari, или переписку из Adium и Mail.
Окно быстрого ввода

 

Чтобы работать продуктивней, я не хочу играть по жестко установленным правилам и осваивать сложные программы. Я не хочу возиться с фильтрами. Не хочу бесконечно сортировать колонки «Location», «Time» и так далее, как это задумали разработчики OmniFocus. В Things задачи выглядят как простая строка с названием и чек-боксом. Все остальное вторично: если вы не ввели теги, описание или дату, то вы их и не увидите. В OmniFocus же пустые колонки только вводят смятение и беспорядок. Менеджер задач должен растворяться в фоне и никак не выдавать себя. Things справляется с этим «на отлично». Точка. 

Things для iPhone 
За последние пару лет я перепробовал огромное количество всяческих программ и способов управления делами (в дальнейшем я буду именовать их ToDo-менеджерами). В этот список входило множество программ для компьютера, телефонов, и даже молескин, который я когда-то пытался использовать таким образом, но всё было не то. С приобретением айфона поиски идеального ToDo-менеджера продолжились с удвоенной силой. Все программы, с которыми я сталкивался были какими-то слишком заумными и сложными для понимания. Нет, конечно, можно записывать все свои необходимые дела в заметки и не напрягаться, но когда их число у вас достигнет хотя бы больше 10-ти, управлять ими станет, по меньшей мере, сложновато. Но всё-таки нашлись на свете люди, которые смогли создать по настоящему простой и удобный ToDo-менеджер. И называется он Things.
Между прочим, именно Things получил награду в номинации 2008 Best Productivity Enhancer (Лучшее приложение, увеличивающее продуктивность), на недавно прошедшей премии 2008 Best App Ever Awards. А такие награды всё-таки, кому попало не дают :)
Things (Купить в AppStore) продаётся по цене 9,99$ и является младшим братом деcктопного приложения Things. Правда, версия Things для компьютера работает только под операционной системой Mac OS X. Кстати говоря, при желании, обе программы можно синхронизировать друг с другом через Wi-Fi.
Но, вернёмся к айфоновскому приложению, о котором мы сегодня и поговорим. Я не пытаюсь нисколечки принизить достоинства других todo-менеджеров для iPhone, с которыми я сталкивался, нет, возможно, многие из них очень даже хорошие, но какие-то они слишком сложные. Я никогда не понимал, зачем мне для каждого задания выставлять приоритет (причём, по не совсем ясной пятибалльной шкале) или, скажем, необходимую дату выполнения. Да и много чего ещё. В Things же всё упрощено до максимально возможного уровня, хотя, усложнить при желании, конечно же, можно.
В главном меню программы семь разделов: Inbox (Входящие), Today(Сегодня), Next (Следующие), Scheduled (Запланированные), Someday (Когда-нибудь), Projects (Проекты) и Logbook (Завершённые дела).
Things
Собственно, в этих пунктах и содержится вся программа. Рассмотрим каждый пункт отдельно и попытаемся разобраться для чего он нужен.
Inbox
Inbox служит для добавления новых дел, которые можно сделать очень быстро. К примеру, поболтали вы с коллегой на обеде и пообещали скинуть ему какой-то необходимый файл, когда вернётесь на рабочее место. Или, допустим, вы вспомнили, что надо заказать в интернете книжку другу в подарок, но чуть попозже, так как сейчас надо доделать работу. Примеров можно привести массу, но если обобщить задания данного типа, то это дела, на выполнения которых уходит не больше двадцати минут. Хотя, конечно, классификацию каждый выбирает для себя сам. Раньше я записывал подобные вещи на Post-it стикерах, но теперь почему-то решил записывать всё в Inbox, ведь телефон с открытым Things всегда лежит на моём рабочем столе.
Things
Свои задания я записываю на своём ломаном английском, мне почему-то так больше нравится, не обращайте внимания :) И не пугайтесь, программа прекрастно работает с русским языком.
При нажатии кнопки Edit можно удалить определённые задания или поменять их местами. О кнопках на нижней панели я расскажу далее.
 
Today
Things
Как понятно из названия, это все дела, которые необходимо закончить сегодня. В настройках программы можно включить функцию Show Badge, благодаря которой над иконкой Things в главном меню айфона будет висеть цифра, обозначающее количество дел на сегодня.
Things
Как бы это не было смешно, но порой именно эта висящая цифра серьёзно сподвигает к тому, чтобы закончить определённое задание. Многих просто напрягает этот красный кружочек, а, завершив дело, он пропадает.
 
Next
Things
Все задания, которые необходимо закончить как можно быстрее, но не обязательно сегодня. Если нажать иконку с изображённой на ней звёздочкой — любое задание можно будет пометить как избранное и оно отобразится в списке Today.
 
Scheduled
Сюда можно добавлять все задания, которые необходимо сделать в определённый день. Не до какого-то дня, а именно в определённый день. Например, встретить Дядю Васю из аэропорта или сходить в парикмахерскую и тому подобное. Когда день выполнения задания наступит, оно автоматически попадёт в раздел Today, так что о своих будущих делах вы попросту можете забыть, программа сама вам всё напомнит. В принципе, в этом и есть весь смысл ToDo-менеджеров — освободить свой разум от текущих задач и перенести их на внешний носитель, дабы сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.
 
Someday
Things
Все вещи, которые вы собираетесь сделать в будущем. По крайней мере, не очень далёком. Нет, можно, конечно, записать сюда всякие «Съездить на Гаваи», «Прыгнуть с парашютом» или «Посетить карнавал в Рио-де-Жанейро», но всё же лучше сюда записывать дела, которые вы точно завершите в обозримом будущем. Скажем, в течении ближайшего года. Ну, вот, например, «Начать ходить в спортзал» очень точно подходит.
 
Projects
Things
Долгосрочные проекты, состоящие из нескольких действий или шагов. Допустим, чтобы организовать поездку в Англию необходимо: забронировать отель, определиться с маршрутом, купить билеты на самолёт, подготовить документы для получения визы и многое другое. Так вот, «Организовать поездку в Англию» это и будет вашим проектом (Project), который будет состоять из нескольких более мелких заданий. Все эти задания из каждого проекта автоматически попадают в раздел Next и их так же можно пометить звёздочкой, чтобы они переместились в Today.
 
Logbook
А здесь складируются все ваши выполненные задания, то есть помеченные галочкой. В настройках можно выбрать, когда именно отправлять завершённые дела в Logbook: раз в день, либо при каждом следующем запуске приложения.
Ознакомившись со всеми разделами, перейдём непосредственно к управлению вашими заданиями. В левом нижнем углу находится кнопка «+». Нажав на неё можно добавить новое задание.
Things
Create in определяет, в какой папке сохранить задание (Next, Someday и так далее). Вместо папок задание можно добавить к определённому проекту. Однако, чтобы создать новые проект, кнопку «+» необходимо нажать находясь именно в разделе Projects.
Show Details позволяет добавить дополнительные сведения о задании: тэги, заметки и дату, до которой необходимо выполнить задание.
Things
С заметками всё предельно ясно — любые комментарии и дополнения, которые могут оказаться вам полезными. В заметках работают ссылки, то есть при просмотре на ссылку можно нажать и она откроется в Safari.
Due Date — дата, до которой надо закончить. Или, как модно сейчас говорить — дедлайн.
Things
Указываете число и в пункте Show in Today выбираете, с какого момента отображать задание в разделе Today: в этот же день, за день, за два и так далее. Максимально можно поставить за две недели до исполнения.
Далее. Tags. Здесь уже каждый делает всё как сам считает нужным. Конечно, можно выставлять тэги к каждому заданию без исключения, но я не вижу в этом смысла. По какому принципу определят тэги? Всё зависит от ваших заданий. Так как в мобильной версии Things до сих пор нет функции Areas(Место, зона), которая для многих может оказаться полезной, можно выставлять именно места выполнения задания. Допустим, «Дом», «Работа» и так далее.
Что касается меня, я стараюсь отделять дела по их типу. Например, тэгPurchasing (Покупки) поможет мне сразу увидеть все задания, связанные с покупкой чего либо. Полезно, если вы пришли в гипермаркет и готовы потратить определённую сумму на шоппинг, но забыли что вам было необходимо. Это, конечно, не означает, что стоит использовать Things для списка покупок :)
Ещё, в качестве тэгов я активно пользуюсь временным интервалом, для небольших заданий.
Things
К примеру, через 20 минут вам необходимо уходить на какое-то важное мероприятие. За 20 минут вряд ли успеть сделать какое-либо большое задание, да и начинать его не охота. Поэтому, выбираем тэг «20 минут» (или меньше, не важно) и видим, что можно успеть до ухода на встречу. На мой взгляд, очень удобно и полезно. Выставлять время выполнения заданий целесообразно, если оно не превышает 30-ти минут. Хотя, опять же повторюсь, что это ваше личное дело :)
Тэги в Things могут иметь целую иерархию, то есть под определённым тэгом можно создать подтэг и так далее.
 
Теперь, давайте разберемся, как с этим работать. На нижней панели в каждом разделе есть ряд кнопок.
Things
Самая крайняя справа — отображение тэгов. Нажимаете на неё, выбираете тэг и программа показывает вам задания, отмеченные этим тэгом.
Things
Иконка с будильником слева от тэгов — фильтр заданий по дате выполнения. Нажав на неё, будут отображаться только дела, которые необходимо закончить к определённому сроку, причём в порядке начиная с самого раннего.
Things
Причём, задания, дата выполнения которых уже прошла, будут отмечаться красным квадратиком и сопровождаться надписью overdue (просроченно).
Если у вас нет заданий имеющих тэги и/или дату выполнения, то эти две кнопки просто-напросто будут неактивными.
Нажатие на иконку со стрелочкой (в самом центре) позволит переместить ваши задания в другие разделы или в определённый проект.
Things
Наряду с обычными заданиями, перенести можно и целый проект. Либо в раздел Scheduled, либо в Someday. В этом случае, в разделе Projects в самом низу появится пункт Inactive Projects.
Things
 
Плюсы и минусы приложения Things
Вот, в общем-то, и всё, что можно было бы рассказать об этом замечательном приложении. Несколько иной подход к организации интерфейса ToDo-менеджера делает его по истине простым и интуитивно понятным. Разработчики из Cultured Code постарались на славу. Да, впрочем, и по прежнему продолжают стараться.
Из главных достоинств Things (помимо интерфейса) можно выделить:
  • Синхронизация с десктопной версией приложения по Wi-Fi (однако, только для Mac OS).
  • Отображение количества заданий на сегодня над иконкой приложения в главном меню телефона.
  • Работа с тэгами.
  • Добавление заметок к заданиям.
Естественно, не лишена программа и минусов. Но, они, состоят в большинстве своём не в каких-то ошибках и неудобствах при работе с программой, а в отсутствии некоторых функций, среди которых:
  • Отсутствие возможности добавлять повторяющиеся задания (например, «Заплатить за интернет» или «Убраться в комнате». Довольно-таки проблематично добавлять подобные задания снова и снова, которые повторяются циклически. Десктопная версия Things уже имеет подобную функцию, и разработчики обещают добавить и её в версию для айфона).
  • Невозможность добавления мест (ещё одна функция, которая есть в десктопной версии, но младшего брата обделили. Авторы так же обещают добавить эту функцию в одном из следующих обновлений).
  • Нет опции добавления фотографий и звука к заданиям (порой, это может быть довольно-таки полезно).
  • Нет синхронизации со встроенным в iPhone календарём.
  • Невозможно просмотреть два тэга одновременно (Например, меня интересуют задания, связанные с домой и которые можно успеть выполнить за 10 минут. Увы, посмотреть задачи которые имеют оба эти тэга я не смогу, только по одному).
Так же, небольшая проблема состоит в том, что приложение не способно работать в фоновом режиме. Конечно, это вина Apple, а не разработчиков Things и об этом мы уже говорили не раз и не два. Так вот, счётчик с количеством заданий на сегодня обновляется только при открытии приложения. То есть, когда вы просыпаетесь утром вам необходимо обязательно запустить приложение, чтобы данные обновились (к примеру, задания из Scheduled отобразились в Today, ведь сегодня настал их срок), иначе число с количеством заданий на сегодня над иконкой программы не обновится (или вовсе не появится).
Дэвид Аллен, биография
Дэвид Аллен (англ. David Allen) (род. 28 декабря 1945 г.) — эксперт, консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности. Аллен — создатель популярного метода управления временем Getting Things Done (GTD), автор нескольких книг в этой области.
Справка. Что такое GTD?
Getting Things Done (сокращённо — GTD, по русски "как привести дела в порядок" или "как доводить дела до конца") — метод тайм менеджмента, созданный Девидом Алленом и описанный в одноимённой книге.
GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач. 
Ваша оценка: Нет Рейтинг: 5 (3 голоса)
Скачать PDF-версию

Добавить статью в:

Share/Save