Skip to main content

Тренинг "Тайм-менеджмент и создание системы личной и управленческой эффективности"

12-13 мая, Киев

 

  

Технологии управления временем. Искусство «разделительного» тайм менеджмента

Технологии управления временем. Искусство «разделительного» тайм менеджмента

Теги: технологии управления временем

Темы: Тайм-менеджмент

Секрет успешного продвижения вперед в этом деле заключается в том, чтобы …просто начать действовать. А для того, чтобы начать действовать, нужно побороть свои комплексы, разделить нагромоздившуюся работу на кусочки, которые легче поддаются обработке, а потом уже начать с первого куска и … У вас все выйдет!

«Разделительный» тайм менеджмент, то есть методика, когда Вы разбиваете большой массив работы на несколько небольших частей, позволяет Вам перестать смотреть на задания, которые стоят перед Вами, как на что-то необъятное. Таким образом Вы сможете сконцентрироваться на решении каждой отдельной задачи, части большого проекта.Дело в том, что, когда Вы уже выполните определенный кусок работы, то почувствуете, что все не так страшно и что Вы уже продвинулись на пути к решению целой задачи. Это вдохновит Вас.
Каким бы огромным не был проект, задание или цель, его всегда можно разбить на части. Процесс разделения работы на куски должен подчиняться двум основным правилам:
1.   Разбейте рабочее время на три вида: маленький промежуток времени, средний и большой и
2.   Классифицируйте свои задания в соответствии с данными промежутками времени (то есть, какое задания требует меньшего времени на выполнения, а какое бóльшего).
 

Три шага для овладения искусством «разделительного» тайм менеджмента

Шаг первый: расставляем приоритеты
Начните с того, что Вы проанализируете задачи и обязанности, которые стоят перед Вам и расставите их в соответствии с их приоритетностью. Определите для себя, что именно для Вас сейчас наиболее важно. Это самый важный этап в процессе овладения искусством управления времени. Когда Вы будете расставлять задания по приоритетности, Вам следует оценить сроки для выполнения каждого конкретного задания, а также учитывать, кто именно назначил Вас для выполнения этой работы.

Шаг второй: создайте для себя планы на ближайшее будущее и долгосрочные планы
Заблаговременно планирование экономит Ваше время и уменьшает стресс на работе. Также распределение задач по приоритетам помогает очертить ближайшие и долгосрочные планы. После того, как Вы набросаете для себя планы, Вы можете в своем органайзере отметить сроки выполнения для каждого задания. Ближайшие планы подразумевают в себе задачи, которые нужно выполнить на следующей недели, максимум в следующем месяце. Здесь Вы можете спланировать встречи, дедлайны для заданий и т.д. Долгосрочные планы охватывают задания, которые нужно выполнить в квартале этого месяца, в следующем году, могут содержать годовые дедлайны (например, годовые отчеты), стратегические планы и т.д. Когда Вы беретесь за новый проект, самого начала следует уделить пару минут для того, чтобы рассчитать сроки выполнения каждого задания по данному проекту. Разбейте проект на конкретные задания и определите сроки выполнения для каждого из них. Отметьте эти сроки в своем календаре вместе с другими заданиями.
Хороший совет: планируйте всегда так, чтобы у Вас был резерв времени на тот случай, если Вам потребуется больше усилий для выполнения заданий, особенно это полезно для тех, у кого всегда несколько проектов одновременно.

Шаг третий: разделите свое время
Секрет «разделительного» тайм менеджмента заключается в том, чтобы четко определить для себя, когда у Вас есть маленькие, средние и большие промежутки времени для выполнения работы (речь идет о том рабочем времени, когда Вы не на конференции, собрании и т.д.). Маленький промежуток времени не должен сильно превышать 30 минут, средний – 1-2 часа, а большой, соответственно, может быть уже от двух часов и более.

Технология управления временем с точки зрения «разделительного» тайм менеджмента

Большие промежутки времени нужны для выполнения важных заданий, это неоспоримо, но… помните о том, что и маленькие, и средние можно очень эффективно использовать. В этом деле необходимо хорошо ориентироваться в своем to-do списке и уметь определять, какие задания требуют меньше времени на их выполнение, какие больше.

Краткосрочные задания

За один час или менее того можно сделать:
·      Почистить свой ящик от ненужных писем
·      Пересмотреть свои записи для предстоящего собрания
·      Почитать что-то полезное, но несложное
·      Пересмотреть информацию, решить, какую книгу стоит прочесть в ближайшем будущем
·      Сделать пару записей в своем дневнике
·      Пообщаться в Интернете
·      Проверить голосовые сообщения
·      Ответить на короткие электронные и голосовые сообщения

Задания, которые можно выполнить за час-два. Вы можете: 

·      Набросать свои планы 

·      Более детально поработать со своими записями или почитать что-то более серьезное
·      Ответить на длинные электронные и голосовые сообщения
 

Долгосрочные задания

Если у Вас есть три часа и более времени, Вы можете:

·      Поработать над теми рабочими заданиями, которые требуют от Вас высокого уровня концентрации

·      Почитать серьезную литературу для саморазвития

·      Произвести необходимый анализ и исследования для выполнения важных заданий

·      Подготовиться к экзаменам, тестам и т.д.

Будьте реалистами
То, как успешно Вы овладеете искусством «разделительного» тайм менеджмента зависит от того, как хорошо Вы понимаете, сколько у Вас времени и от того, насколько эффективно Вы его используете. Поэтому, Вам следует реально и объективно оценить свое время и свои задания. Требования, которые Вы предъявляете себе касательно своего времени должны быть тоже адекватными и реальными. Необходимо помнить о том, что Вы еще тратите время на переписку в Интернете, телефонные звонки и т.д.
 
Поэтому, Вы должны отдавать себе отчет в том, что если Вам нужно почистить 20 писем в ящике, это займет у Вас приблизительно 20 минут. При этом, если Вы знаете, что Вы будете в это время еще и отвечать иногда на звонки, планируйте очистить ящик от меньшего количества писем. Если Вы неадекватно оцените свои возможности, это приведет опять к тому, что Вы не будете ничего успевать.

Как быть, когда задания требуют больше времени для выполнения, чем Вы того ожидали
Мы всегда должны помнить о том, что в сутках только 24 часа. Все. Если что-то и можно изменить, то только то, как именно Вы управляете своим временем. Неважно, что именно Вы используете для планирования, будь-то бумажный календарь, электронный органайзер или программа для тайм менеджмента, первый шаг на пути к успеху в этом деле – это адекватно оценивать свое время и возможности.
 
Если при выполнении задания Вы начинаете понимать, что оно займет у Вас больше времени, чем Вы ожидали и планировали, если это действительно важное задание, то Вам следует перераспределить остальные задания в своем списке, найти компромисс, чтобы не пострадали остальные проекты, но и чтобы это задание было выполнено вовремя.
 
Искусством «разделительного» управления временем может овладеть каждый. Те, кто овладел этим искусством, знают, что если правильно использовать время, то 15 минут могут принести Вам больше результата, чем работа, которая длится, например, час. 
Главное преимущество «разделительного» тайм менеджмента состоит в том, что большие проекты Вы делите на маленькие части, таким образом, Вы можете легче контролировать работу над ними, а это позволяет Вам чувствовать, что Вы успешно овладели искусством управления временем и прибавит уверенности в себе и своих силах.
Ваша оценка: Нет Рейтинг: 3.7 (3 голоса)
Скачать PDF-версию

Добавить статью в:

Share/Save