Продолжение материала “Тайм менеджмент на MS Entourage. Часть первая. Основы”

Категории в Entourage

Для того, чтобы понять всю прелесть сортировки событий, задач и т.п. в Entourage, давайте сначала создадим нужные нам категории. 

Например такие: “Личное”, “Маркетинг” и “Тайм менеджмент”. 

Для этого сначала создадим в календаре любое событие. 

Щелкаем по кнопке “Календарь”, потом “День”, дважды щелкаем в любом месте, открывается окно создания события. Пишем в поле Subject  слово “test” и закрываем окно. 

Теперь в левой панели щелкаем на представление (или saved search), которое называется All events (все события). 

События должны быть предсталены в виде таблицы, в которой пока только одна строка - событие test. 

Если посмотреть на верхнюю строку этой таблицы, то мы увидим следующие названия полей: Title (название), Date (дата), Folder (папка, где хранится информация) и, наконец, Сategories (категории), которые, собственно, нам и нужны. 

Пока мы не присваивали нашему событию Test никаких категорий, поэтому в этой колонке мы видим слово None. 

Щелкнем на слове None - откроется окно управления категориями. Выберем Edit categories (редактировать категории). Мы увидим ряд предустановленых категорий, например Family, Friends и т.п. 

Они нам не нужны - удалим их. 

Вместо них создадим наши собственные категории при помощи кнопки New. Можно не удалять предустановленные категории, а просто переименовать их, кликнув по названию тех, которые мы хотим переименовать. 

Entourage присваивает каждой категории свой цвет, если он вам не нравится, вы можете щелкнуть на цветном прямоугольнике и выбрать цвет самостоятельно. 

Entourage не позволяет удалять категорию Junk (Мусор). 

Итого, у нас получилось 4 категории: ваши 3 + Junk. 

Как создавать и редактировать категории понятно? 

Если остались вопросы - пишите. 

Идем дальше. 

Создаем событие в Entourage

Теперь щелкнем по слову Test, отредактируем наше событие, сделав его “полноценным” и присвоим ему категории. 

Открывается знакомое нам окно создания события. 

В Subject пишем “Изучить “Календарь” программы MS Entourage”. 

Определяем дату, время (например выделим на это событие 2 часа, с 13:00 до 15:00). 

Нужен ли нам Reminder (напоминалка)? Пожалуй, да, пусть будет. 

Теперь приступим к категоризации. Щелкаем на кнопке Categories в окне создания события.  

Этому событию присвоим сразу 2 категории: “Личное” и “Тайм менджмент”. Для этого просто ставим галочки в нужных квадратиках. ОК, закрыть. 

Посмотрим теперь как выгядит наше событие в календаре и в списке событий, щелкнув по строчке Calendar в левой колонке, а потом по строчке All events. 

Таким же точно образом создадим еще 2-3 “учебных” события, присвоив каждому из них пока только 1 категорию, любую из наших 3-х. 

Делаем поисковые срезы Entourage

Ну а теперь давайте научим Entourage сортировать события в таком виде, как нам нравится. 

Прежде всего, сделаем сортировку по категории, разделив на 2 разных среза: события в прошлом и события в будущем. Сначала займемся событиями в будущем. 

Для этого сначала щелкнем по папке Calendar View в левой колонке, а затем по кнопке Saved search на верхней панели. 

Откроется окно поисковой сортировки. Щелкнем по первому условию Item contains (в записи содержится) и выберем Category. Entourage тут же предложит нам следующий выбор: is - None - то есть “без категорий”. Не согласны. Щелкаем по None и видим список тех категорий, которые мы только что создали. 

Выберем категорию “Личное”. В таблице тут же появились события, которые обозначены категорией “Личное”, в том числе те, которые обозначены несколькими категориями одновременно. 

Выберем следующую категорию - “Тайм менджмент”, чтобы в этом срезе видеть все события, которые одновременно относятся к 2-м категориями - “Личное” и “Тайм менеджмент”. 

Для этого нажимаем на значок “плюс” (+) в правом верхнем углу экрана. Проделываем точно ту же процедуру выбора второй категории. 

Еще раз щелкнем на + и выберем еще одно поисковое условие - End Date - дата окончания события. Выберем This Month (в этом месяце).

Резюмируем: 

мы попросили Entourage отбирать для нас события, которые относятся к одновременно категориям “Тайм менеджмент” и “Личное” и которые запланированы на этот месяц. 

Осталось только сохранить результаты этого поиск и дать ему название. 

Нажимаем Save и даем название. Наш поисковый срез появился в левой колонке рядом с предустановленными срезами. 

Нужно ли говорить, что таким образом мы можем делать срезы по любым критериям, которые нас интересуют? Чаще всего нас будут интересовать пересечения категорийного среза (область нашей деятельности) и временного или хронологического среза (в какой момент времени это намечено сделать). 

Entourage легко справляется с этой задачей. 

Зачем это вообще нужно? 

Зачем вообще нужны эти сложности? Какой практический всего описанного? 

Прежде этот способ всего он хорош для анализа как нашей прошедшей деятельности (например, на какую область сколько времени мы потратили, сколько событий относилось к тому или иному виду нашей активности), так и нашей будущей деятельности (на какую область сколько времени мы запланировали потратить). 

Во вторых, он дает возможность мгновенного обзора наших встреч под тем углом зрения, который нам необходим в данный момент. 

Удобно? Да. Но такая категоризация по отношению к “жесткому планированию” - т.е. к событиям и делам, которые имеют четкое время начала и время окончания все же менее востребована, чем к “мягкому планированию” - а именно, планированию различных дел (задач) без жесткой привязки к времени начала - окончания. Вот тут возможности Entourage практически безграничны. 

Давайте рассмотрим функционал Task программы MS Entourage чуть более подробно в следующем материале.